Documentación requerida para una visa de negocios estándar

«Sabía que esto iba a pasar», proclamé, lanzando mis manos al aire en un movimiento exagerado.

Había pasado una hora elaborando meticulosamente una carta a mi banco con sede en EE. UU., E*Trade, que explicaba exactamente lo que necesitaba de ellos para mi solicitud de visa de negocios.

Específicamente, necesitaba una carta firmada y notarizada de ellos que indicara mis depósitos bancarios mensuales promedio, y saldos, de las tres cuentas que tenía con ellos. Esta documentación es requerida para sustentar mi capacidad de mantenerme en Colombia.

En su lugar, lo que mis padres recibieron de vuelta una semana después fue una carta sin firmar de un Experto en Operaciones en la oficina de Nueva Jersey indicando por qué no pueden notarizar documentos.

Además, se proporcionaron los registros bancarios de mis últimos tres meses, a pesar de que indiqué en la carta que podía obtener esta información yo mismo a través del sitio web de E*Trade.

Estaba furioso. La confusión me iba a costar al menos una semana, tal vez más, si no lo hacían bien la segunda vez.

Llamé al servicio al cliente de E*Trade, y les dije que como mínimo necesitaba una carta firmada con los saldos y depósitos promedio en ella.

La información tiene que estar en la carta firmada, porque eso es lo que necesito notarizar, y no puedo lograr que el estado apostille el documento a menos que primero esté notarizado.

Espera, ¿qué es un notario?

Un notario es un abogado o persona con formación legal que está licenciado por el estado para realizar actos en asuntos legales, en particular atestiguar firmas en documentos. La forma que toma la profesión notarial varía con los sistemas legales locales. — Wikipedia

¿Y una apostilla?

El Convenio de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, el Convenio de la Apostilla, o el Tratado de la Apostilla es un tratado internacional redactado por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado. Especifica las modalidades a través de las cuales un documento emitido en uno de los países signatarios puede ser certificado para fines legales en todos los demás estados signatarios. Tal certificación se llama una apostilla (en francés: certification). Es una certificación internacional comparable a una notarización en el derecho interno. — Wikipedia

En resumen, un notario certifica que un documento es oficial dentro de un país, mientras que una apostilla certifica que es auténtico para uso internacional.

En EE. UU., los notarios son bastante fáciles de encontrar, y las tarifas son pequeñas. Las apostillas deben hacerse a través de las oficinas individuales del Departamento de Estado (dependiendo del estado donde el documento fue producido y notarizado).

Si mi banco no iba a notarizar la carta, tenía que idear un Plan B. Le escribí a Chris, uno de mis amigos más antiguos de Nueva Jersey, y le pregunté si podía ayudarme.

Primero, E*Trade tendría que volver a presentar la solicitud en mi nombre, y enviarme la carta firmada por correo.

Segundo, tendría que enviársela por FedEx a Chris y esperar que pudiera notarizarla (me han dicho amigos abogados que un notario no siempre tiene que presenciar realmente la firma para certificarla).

Tercero, tendría que incluir instrucciones para que Chris enviara por FedEx la carta notarizada al Departamento de Estado de NJ para la apostilla, además de incluir un sobre de devolución FedEx a la casa de mis padres en Florida.

Toda la solicitud bancaria de repente se volvió sobrecomplicada por la falta de voluntad de mi banco de notarizar un documento, lo que parecería una solicitud estándar para sus clientes. Me sorprende que ni siquiera tengan un notario en su oficina de NJ, ya que teníamos algunos en la compañía de seguros para la que trabajé en Virginia.

Mientras tanto, consulté con mi abogado, Alan, sobre el notario, y por lo tanto la apostilla. Declaró que no era absolutamente requerido, pero sería muy útil para aumentar la credibilidad de mi documentación, y por lo tanto de mi solicitud de visa de negocios.

Entretanto, designé a un nuevo VP para mi compañía con sede en Florida, RTW Media LLC. Él también vive en Florida, y a petición mía, escribió, firmó y notarizó una Declaración de la Compañía indicando mis propósitos de negocios en Colombia.

Luego envió esto por correo a la casa de mis padres, y a su vez, ellos lo enviaron por correo al Departamento de Estado de Florida en Tallahassee para la apostilla, junto con una solicitud de un Certificado de Estado firmado y apostillado, que indica que mi LLC está al día en el estado de Florida.

A través del sitio web del Estado de FL, puedo pagar 5 USD para imprimir una copia de esto, pero según Alan, necesito una firma original, y apostilla.

Obtener estos documentos de EE. UU. es lo que más me preocupa sobre reunir la documentación requerida en un corto período de tiempo.

Un retraso o error puede fácilmente retrasarme varias semanas, como fue el caso con E*Trade.

Esta serie está destinada a arrojar luz sobre todo el proceso de solicitar una visa de negocios en Colombia. Con ese fin, quiero compartir todo lo que necesito.

Documentación requerida para una visa de negocios estándar

1. Certificado de Estado: firmado, apostillado, traducido al español.
2. Declaración de la Compañía por otra parte: firmada, notarizada, apostillada, traducida.
3. Declaración de la Compañía escrita por mí (en Colombia): firmada, traducida, notarizada en Colombia.
4. Extractos bancarios: carta firmada, notarizada, apostillada y traducida que indique depósitos y saldos mensuales promedio, más registros de 3 meses.
5. Cuestionario preliminar: para uso de mi abogado en la preparación de la solicitud.
6. Cartas de apoyo (opcionales): cartas en español de socios comerciales colombianos (o en mi caso, funcionarios de turismo), firmadas, notarizadas.
7. Pasaporte
8. 2 copias de la página de información del pasaporte
9. 2 copias de los sellos de visa colombiana más recientes
10. 3 fotos tamaño visa

Actualización 28 de julio de 2013: Mis padres recibieron un segundo paquete de E*Trade, idéntico al primero. Al principio estaba molesto, hasta que mis padres confirmaron que tanto el primer COMO el segundo paquete contenían la carta firmada que solicité. Parece que esto se perdió en la comunicación después de que se recibió el primer paquete, ya que solo la carta sin firmar que indicaba que un notario no era posible fue escaneada/enviada por correo electrónico a mí. En otras palabras, E*Trade hizo lo que pudo, como pedí, y fue una falta de comunicación entre mis padres y yo lo que nos llevó a perder una semana.

Continuará…

Serie

1. La decisión de buscar una visa de negocios colombiana
2. Documentación requerida para una visa de negocios estándar
3. Actualización de la visa de negocios
4. Empuje final: proceso de solicitud de visa y entrevista en Bogotá
5. Visas de Colombia: mi experiencia con Langon Colombia

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PS – Hay otro tipo de visa de negocios para propietarios de un negocio con sede en Colombia. Esta opción era más costosa, e implica establecer una compañía en Colombia, así como una cuenta bancaria. Los requisitos de documentación son diferentes. Elegí la opción de visa de negocios estándar porque era menos costosa, y ya establecí una LLC en Florida a principios de este año.